Ausgangslage
Ein gemeinsames Postfach mit hunderten Unterordnern. Lieferantenanfragen, die alle drei Monate von Hand verschickt und nachverfolgt werden. Rechnungen, die jemand gegen den Auftrag prüfen muss. Nachweise mit Ablaufdatum, die niemand im Blick hat. Das sind keine Aufgaben für Fachkräfte, aber sie binden Fachkräfte.
So gehen wir vor
Wir bauen Automationen auf einer quelloffenen Plattform, die in Ihrem Netz läuft. Die KI übernimmt darin genau die Schritte, die Urteilsvermögen brauchen: Was ist das für eine Mail, wie dringend, wer ist zuständig, zu welchem Vorgang gehört sie? Alles andere läuft deterministisch. Und das Wichtigste: Die KI wählt aus einer festen Liste erlaubter Aktionen, sie handelt nie frei. Jede Entscheidung landet in einem Journal, jede Aktion mit Außenwirkung wartet auf Ihre Freigabe.
- E-Mail-Verteiler: Eingehende Post wird gelesen, eingeordnet und der richtigen Person zugestellt; Antwortentwürfe entstehen im Schreibstil des jeweiligen Mitarbeiters gegenüber genau diesem Kontakt, mit Fakten nur aus der echten Korrespondenz
- Lieferantenanfragen: Konformitätsnachweise (REACH, RoHS, Verpackungsverordnung) automatisch anfordern, Antworten bewerten, Nachweise ablegen, Erinnerungen und Eskalation
- Rechnungsprüfung: Pflichtangaben, Rechenwege, Skonto und Abgleich mit Auftrag und Nachträgen; Ergebnis ist ein Prüfbericht als Entscheidungsvorlage
- Betrieb und Wartung: Ein digitaler Administrator prüft nachts Ihre Server, aktualisiert nach Regelwerk und meldet morgens eine Kurzbilanz
Was Sie davon haben
- Routinearbeit verschwindet aus dem Alltag, ohne dass Kontrolle verloren geht
- Nichts läuft unbemerkt ab, weil Fristen und Nachweise automatisch verfolgt werden
- Jede Automation ist dokumentiert und von Ihren Leuten nachvollziehbar
Aus der Praxis: In unserem eigenen Betrieb laufen 14 Automationen, vom Morgen-Briefing bis zum Rechnungslauf. Für einen Elektronik-Distributor betreiben wir die Lieferantenanfragen für REACH, RoHS und die Verpackungsverordnung mit automatischer Antwortbewertung. Für einen Projektentwickler haben wir die E-Mail-Verteilung mit Antwortentwürfen und die Rechnungsprüfung gegen die Projektdatenbank entworfen.
Für wen das passt
Handel und Distribution, Bauträger und Verwaltungen, Steuer- und Rechtsberatung, jedes Unternehmen mit einem vollen gemeinsamen Postfach.
Fachanwendungen einbinden
Oft steckt die Wahrheit in einer Datenbank, die schon lange läuft: Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Buchhaltung, gern in Microsoft Access oder auf einem alten Server. Wir analysieren und reparieren solche Anwendungen, binden sie an die Automationen an und bauen fehlende Funktionen nach, etwa Gutschriften mit Rechnungsbezug oder kumulierte Abschlagsrechnungen.