Ausgangslage
In jedem gewachsenen Unternehmen steckt das Wissen in Ordnern, Mailpostfächern und Dateiablagen, die niemand mehr vollständig überblickt. Wer eine Vereinbarung von vor sechs Jahren sucht, fragt den Kollegen, der damals dabei war. Wenn dieser Kollege in den Ruhestand geht, geht das Wissen mit.
So gehen wir vor
Wir erschließen Ihre Bestände in drei Schichten: Volltext aller Dokumente inklusive Texterkennung für Scans, ein Katalog mit Zusammenfassung, Datum, Beteiligten und Dokumentart je Eintrag, und eine Chronologie je Projekt oder Objekt. Darauf setzt eine KI-Rolle auf, die Ihre Fragen beantwortet und jede Antwort mit dem Beleg versieht: Dokument, Seite, Datum. Was nicht in den Akten steht, wird auch nicht behauptet.
- Quellen: Dateiablagen, OneDrive und SharePoint, Mailarchive, Scanner-Eingang, Dokumentenmanagement
- Verarbeitung auf Ihrem eigenen KI-Server; leistungsfähigere Cloud-Modelle nur auf Wunsch für Teilaufgaben
- Ergebnis als transportables Paket, das Sie selbst weiterbetreiben können
- Rollen je Einsatzzweck: Archivassistenz, Projektentwickler, Vertragsprüfung, Baurecht
Was Sie davon haben
- Antworten in Sekunden statt in Stunden, mit Fundstelle zum Nachlesen
- Ein Firmengedächtnis, das den Generationswechsel übersteht
- Grundlage für Folgeaufgaben: Exposés, Referenztexte, Vertragsübersichten, Fristenlisten entstehen direkt aus dem Archiv
Aus der Praxis: Für einen Projektentwickler haben wir ein Gerichtsverfahren mit 2.835 Dokumenten aus 18 Jahren zu einer befragbaren Chronologie aufbereitet. Für ein Architekturbüro entstanden aus dem gesamten Büroarchiv die Referenztexte der neuen Website. Ein Dokumentenbestand von 55.000 Dateien wird derzeit vollständig katalogisiert.
Für wen das passt
Projektentwickler, Planungsbüros, Hausverwaltungen, Kanzleien, Handwerksbetriebe mit langer Historie, und jedes Unternehmen, in dem Wissen an wenigen Personen hängt.
Dokumentenmanagement mit KI
Wer noch keine geordnete Ablage hat, bekommt sie von uns gleich mit: Wir führen ein quelloffenes Dokumentenmanagement ein, das Scans und Mailanhänge beim Eingang automatisch benennt, verschlagwortet und ablegt. Freigegeben wird von Ihnen. Rechnungen und Bescheide werden dabei centgenau vorgeprüft. Bei einem Umzug aus einem Altsystem haben wir zuletzt 2.041 Dokumente mit über 40 Merkmalen übernommen, ohne Lizenzkosten.